Etika Sekretaris Dalam Menerima Tamu

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-
tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai
menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu
bos di kantor:

- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan
dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui
dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut
sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara 'melantur'. Jika
pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya
dengan ramah namun bijak.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.

- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu
dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos.
Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian
sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian
tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya
pada bos.

- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan
bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan
identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal,
anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda
harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun
kewibawaan bos.

- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu.
Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai
tamu tentunya ia belum 'familiar' dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke
kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali
mencerminkan 'image' perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja.
Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

 

Sumber: http://id.shvoong.com/books/1937374-cara-sekretaris-menerima-tamu/#ixzz63Rmf8XWB

Persiapan UNAS 2012

Ujian Nasional sebentar lagi akan segera dihadapi untuk itu kita perlu banyak melakukan persiapan-persiapan sebelum Ujian Nasional dan belajar dengan lebih giat belajar dengan tidak melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak bermanfaat dan tidak berguna seperti dengan bermain-main diluar dan hanya menghabiskan waktu saja seperti pepatah "HILANG UANG DAPAT DIGANTI TETAPI HILANG WAKTU TAK AKAN TERGANTI" apabila kita dalam waktu ini kita tidak menggunakan dan memanfaatkan  waktu dengan sebaik-baiknya maka kita akan rugi sendiri, dengan kompetensi kelulusan yang semakin sulit ini. untuk itu apabila ada peluang waktu harus kita gunakan dengan sebaik-baiknya. tidak kita gunakan dengan bermain-main saja. persiapan yang harus dilakukan untuk menghadapi UNAS yang akan dihadapi diantaranya dengan membaca, pada waktu-waktu luang kita dapat meggunakan waktu tersebut dengan membaca buku-buku maupun juga dapat berlatih, walaupun hanya sedikit jika kita banyak berlatih maka lama kelamaan kita juga akan bisa mengerjakan soal dengan baik. Dengan membaca kita dapat mengetahui berbagai informasi yang ada. selain dengan membaca kita juga dapat memanfaatkan waktu luang dengan melakukan belajar kelompok dengan teman sebaya atau teman kita dapat melakukan tutor sebaya, berbagai materi yang menurut kita sulit jika kita kerjakan sendiri kita dapat mengerjakannya dengan teman sebaya salah satunya dengan membuat beljar kelompok.dengan belajar kelompokkita dapat memecahkan masalah tersebut bersama-sama.Dengan memanfaatkan waktu luang dan mempersiapkan denga sebaik-baiknya dan saat waktu Unas tiba kita akan lebih siap dan tidak terlalu kesulitan menghadapi soal-soal yang diujikan.